¡¡ME FALTA TIEMPO!!

“Lo lamento, no alcancé a completar el informe, ¡me faltó tiempo!”

“Si, si sé que tenía que llegar a esa hora, pero ¡me faltó tiempo! para salir oportunamente de la oficina”

“Lo siento, ¡me falta tiempo! para responder a tu mail”

Sospecho que la excusa amparada en una eventual falta de tiempo, debe de ser la TOP 1 de las excusas para evadir el no cumplimiento de una promesa, no solo en el ámbito organizacional, sino que en todas las dimensiones de la vida.

Y vaya que es contradictoria como excusa. El tiempo es el que es. Solo corresponde a un dato. Por lo tanto, el asunto de fondo es cómo se administra. Todos, sin excepción tenemos las mismas 24 horas diarias (salvo cuando corresponde cambio de hora) y ni un solo minuto adicional.

Cuando cambiemos el evasivo discurso de la falta de tiempo, por la asertiva, pero difícil, declaración de que se han tenido otras prioridades, las conversaciones comenzarán a avanzar por cauces de mejor pronóstico.

Así como acostumbramos a celebrar nuestros cumpleaños, y las fechas que recuerdan eventos especiales, tenemos que asumir que, el “resultado” de nuestra vida no es más que la observación de la calidad mayor o menor con que hemos ocupado nuestro tiempo. A mayor desperdicio, menor calidad, a mayor enfoque, mayor calidad de la vida.

Algunas dimensiones del quehacer laboral que ayudan a sacar mejor partido a nuestro tiempo:

1. Trabajo bien hecho, ¡a la primera!. Solo con este aspecto establecido como conducta intransable de desempeño, se sorprenderá de la cantidad de tiempo que libera para otros quehaceres. En los hechos, cuando un mismo trabajo debe realizarse 2, 3 o más veces hasta que lograr el nivel de impecabilidad requerido, el tiempo en exceso comienza a ser no solo el referido a cerrar las debilidades de la versión previa, sino que se suma la lentitud en su resolución, por la frustración emocional de no lograr superar esa “valla”.

2. Sea preciso en los objetivos que explican y justifican cada actividad que deba realizar. Mientras más claro se tiene el “hacia dónde se va”, más sentido tiene no solo el proceso que se ha de recorrer, sino que se facilita la observación de este transitar de modo que, la burocracia asociada, no se traduzca en la “burrocracia” a que aludo en mi columna anterior.

3. Dedíquese primero a lo más importante y de ahí, escalarmente, hasta lo más irrelevante. Destinarle unos minutos a ordenar la agenda de quehaceres de la jornada, antes de partir con lo primero que recordó o tuvo a la vista. El gasto inicial en tiempo de planificación, le significará una notoria inversión en la calidad del uso de este, al observar lo hecho durante la jornada. Nunca priorice según lo que más le gusta hacer. Esto es fatal, porque, como disfruta hacerlo, lo irá alargando, de modo de dilatar al máximo su conclusión (Ley de Parkinson).

4. Mientras más desagradable sea una tarea, hágala más pronto. Incluso hay un libro sobre este punto. Se llama “Tráguese ese sapo”. Imagínese que el sapo es algo muy incómodo o desagradable que debe, sí o sí, comerse (realizar). Mientras más tiempo se lo pase mirándolo, adquiriendo energía y decisión para hacer lo que debe hacer ineludiblemente, solo se auto lastima y malgasta su valioso tiempo. Cuando, al contrario, lo hace de inmediato, a la primera, incluso la satisfacción de superar lo desagradable, le da más energía para seguir con sus actividades más placenteras. Esto es extrapolable a todo quehacer.

5. Los imprevistos también necesitan de su tiempo. saturar su agenda del día, implica inevitablemente, autoengañarse en la capacidad de logro. En una sociedad tan dinámica y cambiante, donde los medios de comunicación hacen imposible aislarse, es mucho más recomendable dejar espacios entre cada tarea que se proponga ejecutar, para asumir aquello que no se pueda sumar a la lista de pendientes.

6. Proactividad. Si usted quiere ser realmente un protagonista de su propia vida, debe actuar en consecuencia. Ello implica decir que NO, cuando corresponda decirlo (y no aceptar con desagrado algo que igual, al final no hará, o no en los tiempos para los que asume un compromiso que sabe incumplirá). Implica también asumir otras actitudes como, por ejemplo, controlar las interrupciones, exigir puntualidad, preacordar tiempos máximos de duración de reuniones, etc. Por último, nunca olvide que también necesita tiempo para usted, no somos robots, nuestros ciclos de capacidad atencional tienen límites y debemos hacernos cargos de ellos.

7. Nunca olvide que Murphy no duerme ni descansa. Siempre puede aparecer cuando más molestias vaya a provocar. Argumento adicional para no forzar ficticiamente su agenda diaria. Al respecto, le puede interesar la columna que escribí sobre “Mi amigo Murphy”. Al margen de las sugerencias ahí presentadas, una buena idea es ocuparse de que nunca su escritorio esté rebosante de papeles porque, Murphy mediante (a) seguro que se le olvidará algo que quedó tapados por papeles mas nuevos; y (b) seguro que se le pierde el papel clave para concluir un trabajo fundamental. Por lo demás, escritorio desordenado no da cuenta de eficiencia y calidad en el trabajo sino que, precisamente, de todo lo contrario.

Por último, no olvide nunca que prácticamente siempre tendrá temas atrasados. Mientras usted saca compromisos, este mundo sigue vivo y generando nuevos encargos, desafíos o problemas de los que hacerse cargo. Lo importante es que estos nuevos casos (los atrasados) estén en su agenda mental (para no olvidarlos indefinidamente) y que, por sobre todo, su demora no afecta estratégicamente a sus fines personales u organizacionales. De ahí lo clave del punto 1 anterior.

De esta manera, reduciremos la fuerza personal que nos pueda provocar la declaración de William Shakespeare cuando decía: “Malgasté el tiempo y ahora el tiempo me malgasta a mí”

BUROCRACIA ¿O BURROCRACIA?

Recuerdo el caso de un colega que me contó que, cuando asumió un cargo fuera de Santiago, se encontró con la tarea mensual de completar una compleja planilla de alrededor de 15 páginas (cuando aún la palabra computación casi no existía), que había que enviar a la casa matriz en Santiago. Conversando el punto, uno de sus colaboradores le dijo: “Y más encima, ni siquiera sabemos para qué se usan estos datos”. Otro replicó: “¿y quien dijo que los están usando?”. Se generó un incómodo silencio. Hagamos una prueba, propuso el colega. “Antes de enviarlo, dejemos una columna que nos parezca importante, en blanco, es decir, tengamos los datos y, si nos reclaman, nos excusamos y mandamos la versión completa”. No pasó nada. Al mes siguiente, repitió el experimento, pero, esa vez, fue todo un apartado el que partió en blanco. Nuevamente, ninguna reacción. Al tercer mes, se hizo el informe, pero no se mandó. Ninguna reacción. Durante los 2 meses siguientes se continuó elaborando el informe, pero sin mandarlo.

Nunca pasó nada. En el intertanto, conversó con colegas de otras filiales, más grandes que la suya, y tenían la misma molestia por un informe que les consumía muchas H/H, mensualmente. Nunca, hubo reclamo alguno por ese no envío.

Seguramente, lo que en algún momento fue un informe muy valioso para la toma de decisiones, con el paso del tiempo fue dejado de lado, pero nadie avisó y, todas las filiales, como disciplinados rebaños, continuaron “perdiendo tiempo” en algo innecesario, es decir, una buena burocracia se transformó en una frustrante “burrocracia”.

Sin duda se trata de un caso extremo y, seguramente muy poco frecuente. Pero su sola ocurrencia, valida la existencia de múltiples otros espacios laborales en que la dinámica propia de toda organización viva, como lo son las laborales, van provocando sucesivas situaciones en que el tiempo se mal utiliza al destinarlo a tareas o actividades que han dejado de estar dentro de la correspondiente cadena de valor.

En el mundo del trabajo, este escenario está presente cada vez que entramos en fases de inercia laboral. Cuando lo que hacemos hoy es lo mismo que hicimos ayer, pero sin siquiera detenernos a pensar en porqué hacemos lo que hacemos.

Cuando perdemos el sentido de utilidad final de un trabajo, la rutina comienza a reinar y, para pesar de Max Weber, la siempre necesaria burocracia, se transforma rápidamente en “burrocracia” y comienza a ser objeto de burlas y desprecio.

Me parece importante esta distinción porque ya es casi un estándar conceptual el emitir impropios contra la burocracia, asunto, además de injusto, totalmente incorrecto. Veamos.

Max Weber sostenía que …

"La experiencia tiende a demostrar universalmente que el tipo de organización administrativa puramente burocrática … es, desde un punto de vista técnico, capaz de lograr el grado más alto de eficiencia, y es el medio formal más racional que se conoce para lograr un control efectivo sobre los seres humanos. Es superior a cualquiera otra forma en cuanto a precisión, estabilidad, disciplina y operabilidad. …, es superior tanto en eficiencia como en el alcance de sus operaciones, y es formalmente capaz de realizar cualquier tipo de tareas administrativas".

Para ello, Weber estableció una serie de características, que, adecuadamente gestionadas implicaban la aplicación de su “modelo burocrático”. Estas características son:

a. Carácter legal de las normas y de los reglamentos.

b. Carácter formal de las comunicaciones.

c. Racionalidad en la división del trabajo.

d. Impersonalidad en las relaciones de trabajo.

e. Jerarquía bien establecida de la autoridad.

f. Rutinas y procedimientos de trabajo estandarizados en guías y manuales.

g. Competencia técnica (meritocracia).

h. Especialización de la administración y de los administradores, como una clase separada y diferenciada de la propiedad (los accionistas).

i. Profesionalización de los participantes.

j. Completa previsibilidad del funcionamiento.

Estoy seguro que quien lea este listado, coincidirá conmigo en dos aspectos:

1. Son variables fundamentales a tener presente.

2. Hoy, por hoy, ya pasada la primera década del siglo XXI, mantienen plena vigencia.

Sin embargo, sospecho que también concordaremos que, la gran debilidad del modelo burocrático está no es sus componentes, sino en sus ausencias. De ellas, me parecen básicas dos de ellas:

1. Capacidad de adaptarse a escenarios claramente variables, donde la habilidad para desarrollar y actualizar de manera continua la “visión de futuro” de la organización, conjuntamente con la fortaleza para conservar aquellos aspectos que le dan valor especial a la organización, son dos ejes que, pese a que pueden entenderse como contradictorios, deben complementarse.

Con ello se asegura una organización en movimiento proactivo, sobre bases de identidad interna que no sufra quiebres indeseados. Este tema, claramente no formaba parte de los códigos de gestión en la época en que vivió Weber (1864 - 1920). En esa época los cambios eran habitualmente programables, para nada sorpresivos y de muy baja innovación. Ahora es todo lo contrario.

2. Capacidad de hacerse cargo de la multifactorialidad del comportamiento humano. Siete años después de la muerte de Max Weber, se abrió una línea de análisis totalmente ausente hasta ese momento cuando se pensaba en la gestión de las organizaciones. En efecto, solo en 1927, luego de los paradojales resultados de los experimentos de Elton Mayo, en la Western Electric Company, en el barrio de Hawthorne de Chicago, se comenzó a vislumbrar la relación entre productividad y comportamiento humano. La operacionalización de tales reflexiones solo aparecen alrededor de 1960, con A. Masslow y D. McGregor, y hoy, por cierto, es inevitable concluir que los resultados de toda entidad laboral dependen fundamentalmente de las características del comportamiento emocional de su fuerza de trabajo.

No es mi idea ocupar esta columna para profundizar estos dos aspectos, de modo que lo dejo hasta acá.

Lo que si me interesa es rescatar el valor vigente del modelo desarrollado por Max Weber y que es tan injustamente vilipendiado en la actualidad. No existen organizaciones sin su necesaria estructura burocrática. Esta es la base, necesaria pero insuficiente, para construir entidades laborales con buen pronóstico de éxito en los actuales mercados. Sin ella, no existe organización.

De modo que, cuando se enfrente a situaciones de trámites engorrosos de finalidad desconocida, o a procedimientos en que la palabra simplicidad parece no existir, no reclame contra la burocracia, porque está siendo injusto y, además, cometiendo un error. Aluda directamente a la “burrocracia”, o derechamente, hable de inoperancia de gestión, que, en una palabra, es decir algo así como “tontocracia”.