BUROCRACIA ¿O BURROCRACIA?

Recuerdo el caso de un colega que me contó que, cuando asumió un cargo fuera de Santiago, se encontró con la tarea mensual de completar una compleja planilla de alrededor de 15 páginas (cuando aún la palabra computación casi no existía), que había que enviar a la casa matriz en Santiago. Conversando el punto, uno de sus colaboradores le dijo: “Y más encima, ni siquiera sabemos para qué se usan estos datos”. Otro replicó: “¿y quien dijo que los están usando?”. Se generó un incómodo silencio. Hagamos una prueba, propuso el colega. “Antes de enviarlo, dejemos una columna que nos parezca importante, en blanco, es decir, tengamos los datos y, si nos reclaman, nos excusamos y mandamos la versión completa”. No pasó nada. Al mes siguiente, repitió el experimento, pero, esa vez, fue todo un apartado el que partió en blanco. Nuevamente, ninguna reacción. Al tercer mes, se hizo el informe, pero no se mandó. Ninguna reacción. Durante los 2 meses siguientes se continuó elaborando el informe, pero sin mandarlo.

Nunca pasó nada. En el intertanto, conversó con colegas de otras filiales, más grandes que la suya, y tenían la misma molestia por un informe que les consumía muchas H/H, mensualmente. Nunca, hubo reclamo alguno por ese no envío.

Seguramente, lo que en algún momento fue un informe muy valioso para la toma de decisiones, con el paso del tiempo fue dejado de lado, pero nadie avisó y, todas las filiales, como disciplinados rebaños, continuaron “perdiendo tiempo” en algo innecesario, es decir, una buena burocracia se transformó en una frustrante “burrocracia”.

Sin duda se trata de un caso extremo y, seguramente muy poco frecuente. Pero su sola ocurrencia, valida la existencia de múltiples otros espacios laborales en que la dinámica propia de toda organización viva, como lo son las laborales, van provocando sucesivas situaciones en que el tiempo se mal utiliza al destinarlo a tareas o actividades que han dejado de estar dentro de la correspondiente cadena de valor.

En el mundo del trabajo, este escenario está presente cada vez que entramos en fases de inercia laboral. Cuando lo que hacemos hoy es lo mismo que hicimos ayer, pero sin siquiera detenernos a pensar en porqué hacemos lo que hacemos.

Cuando perdemos el sentido de utilidad final de un trabajo, la rutina comienza a reinar y, para pesar de Max Weber, la siempre necesaria burocracia, se transforma rápidamente en “burrocracia” y comienza a ser objeto de burlas y desprecio.

Me parece importante esta distinción porque ya es casi un estándar conceptual el emitir impropios contra la burocracia, asunto, además de injusto, totalmente incorrecto. Veamos.

Max Weber sostenía que …

"La experiencia tiende a demostrar universalmente que el tipo de organización administrativa puramente burocrática … es, desde un punto de vista técnico, capaz de lograr el grado más alto de eficiencia, y es el medio formal más racional que se conoce para lograr un control efectivo sobre los seres humanos. Es superior a cualquiera otra forma en cuanto a precisión, estabilidad, disciplina y operabilidad. …, es superior tanto en eficiencia como en el alcance de sus operaciones, y es formalmente capaz de realizar cualquier tipo de tareas administrativas".

Para ello, Weber estableció una serie de características, que, adecuadamente gestionadas implicaban la aplicación de su “modelo burocrático”. Estas características son:

a. Carácter legal de las normas y de los reglamentos.

b. Carácter formal de las comunicaciones.

c. Racionalidad en la división del trabajo.

d. Impersonalidad en las relaciones de trabajo.

e. Jerarquía bien establecida de la autoridad.

f. Rutinas y procedimientos de trabajo estandarizados en guías y manuales.

g. Competencia técnica (meritocracia).

h. Especialización de la administración y de los administradores, como una clase separada y diferenciada de la propiedad (los accionistas).

i. Profesionalización de los participantes.

j. Completa previsibilidad del funcionamiento.

Estoy seguro que quien lea este listado, coincidirá conmigo en dos aspectos:

1. Son variables fundamentales a tener presente.

2. Hoy, por hoy, ya pasada la primera década del siglo XXI, mantienen plena vigencia.

Sin embargo, sospecho que también concordaremos que, la gran debilidad del modelo burocrático está no es sus componentes, sino en sus ausencias. De ellas, me parecen básicas dos de ellas:

1. Capacidad de adaptarse a escenarios claramente variables, donde la habilidad para desarrollar y actualizar de manera continua la “visión de futuro” de la organización, conjuntamente con la fortaleza para conservar aquellos aspectos que le dan valor especial a la organización, son dos ejes que, pese a que pueden entenderse como contradictorios, deben complementarse.

Con ello se asegura una organización en movimiento proactivo, sobre bases de identidad interna que no sufra quiebres indeseados. Este tema, claramente no formaba parte de los códigos de gestión en la época en que vivió Weber (1864 - 1920). En esa época los cambios eran habitualmente programables, para nada sorpresivos y de muy baja innovación. Ahora es todo lo contrario.

2. Capacidad de hacerse cargo de la multifactorialidad del comportamiento humano. Siete años después de la muerte de Max Weber, se abrió una línea de análisis totalmente ausente hasta ese momento cuando se pensaba en la gestión de las organizaciones. En efecto, solo en 1927, luego de los paradojales resultados de los experimentos de Elton Mayo, en la Western Electric Company, en el barrio de Hawthorne de Chicago, se comenzó a vislumbrar la relación entre productividad y comportamiento humano. La operacionalización de tales reflexiones solo aparecen alrededor de 1960, con A. Masslow y D. McGregor, y hoy, por cierto, es inevitable concluir que los resultados de toda entidad laboral dependen fundamentalmente de las características del comportamiento emocional de su fuerza de trabajo.

No es mi idea ocupar esta columna para profundizar estos dos aspectos, de modo que lo dejo hasta acá.

Lo que si me interesa es rescatar el valor vigente del modelo desarrollado por Max Weber y que es tan injustamente vilipendiado en la actualidad. No existen organizaciones sin su necesaria estructura burocrática. Esta es la base, necesaria pero insuficiente, para construir entidades laborales con buen pronóstico de éxito en los actuales mercados. Sin ella, no existe organización.

De modo que, cuando se enfrente a situaciones de trámites engorrosos de finalidad desconocida, o a procedimientos en que la palabra simplicidad parece no existir, no reclame contra la burocracia, porque está siendo injusto y, además, cometiendo un error. Aluda directamente a la “burrocracia”, o derechamente, hable de inoperancia de gestión, que, en una palabra, es decir algo así como “tontocracia”.

EMBARAZO … ¿EMBARAZOSO?

En un trabajo ya bastante anterior al tiempo presente, necesitábamos incorporar de manera inesperada y urgente un nuevo profesional al equipo.

Mi asistente más directa me dijo que su amiga de todo su tiempo en la universidad, estaba en busca de empleo. Cuento corto, ella vino, la entrevisté y me quedé con sus antecedentes. Fui a conversar con mi jefatura quien expresó algunas dudas, en especial por su juventud. Analizamos el punto, el presupuesto disponible, la importancia de que fuera alguien compatible a la cultura que queríamos para nuestro grupo laboral, etc. Poco rato después, la decisión estaba tomada. Ella sería nuestra nueva integrante del equipo.

La llamé (en realidad le dije a quien la recomendó que la ubicara, para que aprovecharan de alegrarse conjuntamente) y, un par de días después, ya estaba instalada trabajando.

Nos gustó mucho su desempeño desde el primer día. Ganas de aprender, proactividad, buen humor, sentido social, diferenciación de prioridades, en suma, lo que habíamos transformado en el sello de nuestro equipo. En una semana, Javiera (nombre ficticio sugerido por mi hija), ya estaba plenamente integrada.

Sin embargo, cuando habían transcurrido no más de 10 días en la oficina, llega a mi escritorio, con un sobre en su mano. Seria, como no la había visto antes, me lo pasa y me dice: léelo por favor. Lo hago y, casi antes de leer la primera línea ella vuelve a hablar, “por favor créeme, no tenía idea, ni siquiera lo había sospechado. Si hubiera sido así no habría postulado” hablaba muy rápido, casi sin respirar.

Dentro del sobre había una carta, con el clásico tenor formal, sin ningún aderezo coloquial, en que simplemente, presentaba su renuncia a trabajar con nosotros.

“No entiendo” le dije, ¿porqué te vas?, ¿qué es lo que no sabías y ahora sabes?.

“Estoy embarazada …” Y no dijo nada más. Se quedó en silencio.

Menos de 10 días trabajando, y la persona que había llegado a resolver parte importante de nuestros problemas, estaba encinta. En un primer instante, mi cabeza comenzó a pensar en que, de nuevo, tendría que iniciar el reclutamiento y bla, bla, bla. Javiera seguía de pie, mirándome, esperando que le dijera que se retirara y que le fuera bien en la vida. Reaccioné.

Me paré, giré en torno al escritorio, la abracé, le dije “muchas felicidades … de modo que seremos tíos” … “¿y porqué renuncias?” … Bueno, dijo Javiera, “obvio, tu necesitas a alguien para un tema largo, yo estoy esperando un bebé, ustedes pensarán que sabía y los engañé para tener trabajo”.

“Javiera, la pregunta es ¿quieres seguir o no con nosotros?”. Su respuesta, con un tono más aliviado fue algo así como “Si, por supuesto”. OK, entonces tenemos tiempo para organizarnos … y se inició un diálogo largo sobre el futuro con ella, embarazada, pero sin dejar de pertenecer a nuestro equipo.

El tiempo pasó, yo me retiré de ese lugar y Javiera, hasta hoy sigue siendo una de las grandes profesionales de esa institución, actualmente una destacada Directiva.

La historia pretende reflejar que un embarazo en el lugar de trabajo, si bien puede implicar dificultades y/o reacomodos temporales, no tiene porque implicar excluir a nadie. Todo lo contrario, cuando la mujer encuentra genuino afecto en su lugar de trabajo, se las arreglará para que, su tránsito hacia la maternidad, no sea un problema insoluble para la organización y ella, a su vez, construye sobre bases sólidas la confianza necesaria para ser una gran colaboradora.

Si actuáramos con esta lógica, sospecho que en nuestras sociedades no habríamos perdido tanto talento laboral femenino que, por miradas cortoplacistas, dejamos ir o cerramos las puertas de nuestras organizaciones laborales. Las estadísticas mundiales, y por cierto las chilenas, reflejan que la dotación laboral de mujeres es bastante menor a la potencial. Esa brecha es, por sobre todo, un castigo que nos auto inferimos como sociedad, y que sigue retrasando nuestros particulares procesos de desarrollo.

El embarazo debe se asumido como la sangre que se renueva en las venas de la sociedad. Debemos cuidarlos y protegerlos para que esa sangre nueva, cuando nos deba reemplazar, efectivamente esté presente. Este es el verdadero desarrollo de los países. Mientras más global e inclusivo es este cambio, mejor vamos como países.

Para lograr escenarios como el vivido con Javiera se requieren ciertas condiciones:

1. Seleccionar adecuadamente. Esto no necesariamente es cuestión de más o menos tiempo ni de más o menos entrevistas o evaluaciones psicológicas. Por sobre todo, es asunto de saber con certeza qué se requiere, no solo en lo funcional, sino que, incluso más importante aún, en lo conductual. Cuando tenemos claridad del tipo de cultura organizacional que buscamos para nuestra empresa, todo reclutamiento debe girar en torno a esa base. Ninguna persona que llega a un lugar de trabajo impacta neutralmente. Siempre, suma o resta a esa cultura deseable. 
2. Generar confianza y respeto con la misma constancia con que respiramos. Ambas variables deben ser intransables. De esta manera, futuras “javieras” sentirán que pueden llegar a conversar con su jefatura dispuestas a asumir lo que corresponda asumir por sus decisiones. Las confianzas no se declaran, se perciben, se reconocen, se intuyen, siempre sobre la base de comportamientos reales.
3. Sinergia en serio. El punto es que, cuando hay que resolver situaciones inesperadas, es el momento en que debe demostrarse en toda su fortaleza este espíritu de colaboración. La sinergia sólo sirve cuando pasa, de ser discursiva, a formar parte de la manera de hacer las cosas en la organización. Y un embarazo, como en el caso de Javiera es un “inesperado” que, por lo demás, permite una buena cantidad de tiempo para hacerse cargo del periodo en que, ella, estará destinada a otro objetivo tan distinto como ineludible.

Siempre, cualquier tipo de organización laboral (también las no laborales), están expuestas a situaciones que incidan en la cantidad de personas con que se cuenta para alcanzar una finalidad. Todos podemos caer con una enfermedad intensiva en tiempos de reposo, o sufrir algún accidente que nos inhabilite por meses. En estos casos, la situación es totalmente imprevista, originando complejos problemas decisionales para abordar el potencial caos interno que detonen.

Por el contrario, la maternidad de una colaboradora provoca ausencias programadas, que se inician con amplio margen de tiempo para desarrollar iniciativas que atenúen los efectos de su ausencia y, en paralelo, son una estupenda oportunidad para reflejar, de forma concreta, cual es el valor que se le asigna a los trabajadores, en tanto personas.

En resumen, un embarazo de una trabajadora, no tiene porque ser embarazoso y controversial. Al contrario, de la organización depende poder disfrutar, junto con la futura madre, del milagro de la vida, consolidando ambientes laborales donde la gente se sienta realmente respetada y motivada para ser parte de esa nómina de pagos.

Mientras más positiva es la calidad de los ambientes laborales, los resultados de los balances siempre son más favorables para los dueños o accionistas de modo que, aún en una perspectiva fría y pragmática, valorar en serio a la persona/trabajadora es buen negocio para la empresa.

Por lo mismo, precisamente para que el asunto no se quede en el terreno de los discursos que se olvidan al bajarse del podio, respecto de las embarazadas, no estaría de más que leyera lo que escribió Verónica Rayo, en una columna que llamó “Trabajo y Embarazo”.