¡¡ME FALTA TIEMPO!!

“Lo lamento, no alcancé a completar el informe, ¡me faltó tiempo!”

“Si, si sé que tenía que llegar a esa hora, pero ¡me faltó tiempo! para salir oportunamente de la oficina”

“Lo siento, ¡me falta tiempo! para responder a tu mail”

Sospecho que la excusa amparada en una eventual falta de tiempo, debe de ser la TOP 1 de las excusas para evadir el no cumplimiento de una promesa, no solo en el ámbito organizacional, sino que en todas las dimensiones de la vida.

Y vaya que es contradictoria como excusa. El tiempo es el que es. Solo corresponde a un dato. Por lo tanto, el asunto de fondo es cómo se administra. Todos, sin excepción tenemos las mismas 24 horas diarias (salvo cuando corresponde cambio de hora) y ni un solo minuto adicional.

Cuando cambiemos el evasivo discurso de la falta de tiempo, por la asertiva, pero difícil, declaración de que se han tenido otras prioridades, las conversaciones comenzarán a avanzar por cauces de mejor pronóstico.

Así como acostumbramos a celebrar nuestros cumpleaños, y las fechas que recuerdan eventos especiales, tenemos que asumir que, el “resultado” de nuestra vida no es más que la observación de la calidad mayor o menor con que hemos ocupado nuestro tiempo. A mayor desperdicio, menor calidad, a mayor enfoque, mayor calidad de la vida.

Algunas dimensiones del quehacer laboral que ayudan a sacar mejor partido a nuestro tiempo:

1. Trabajo bien hecho, ¡a la primera!. Solo con este aspecto establecido como conducta intransable de desempeño, se sorprenderá de la cantidad de tiempo que libera para otros quehaceres. En los hechos, cuando un mismo trabajo debe realizarse 2, 3 o más veces hasta que lograr el nivel de impecabilidad requerido, el tiempo en exceso comienza a ser no solo el referido a cerrar las debilidades de la versión previa, sino que se suma la lentitud en su resolución, por la frustración emocional de no lograr superar esa “valla”.

2. Sea preciso en los objetivos que explican y justifican cada actividad que deba realizar. Mientras más claro se tiene el “hacia dónde se va”, más sentido tiene no solo el proceso que se ha de recorrer, sino que se facilita la observación de este transitar de modo que, la burocracia asociada, no se traduzca en la “burrocracia” a que aludo en mi columna anterior.

3. Dedíquese primero a lo más importante y de ahí, escalarmente, hasta lo más irrelevante. Destinarle unos minutos a ordenar la agenda de quehaceres de la jornada, antes de partir con lo primero que recordó o tuvo a la vista. El gasto inicial en tiempo de planificación, le significará una notoria inversión en la calidad del uso de este, al observar lo hecho durante la jornada. Nunca priorice según lo que más le gusta hacer. Esto es fatal, porque, como disfruta hacerlo, lo irá alargando, de modo de dilatar al máximo su conclusión (Ley de Parkinson).

4. Mientras más desagradable sea una tarea, hágala más pronto. Incluso hay un libro sobre este punto. Se llama “Tráguese ese sapo”. Imagínese que el sapo es algo muy incómodo o desagradable que debe, sí o sí, comerse (realizar). Mientras más tiempo se lo pase mirándolo, adquiriendo energía y decisión para hacer lo que debe hacer ineludiblemente, solo se auto lastima y malgasta su valioso tiempo. Cuando, al contrario, lo hace de inmediato, a la primera, incluso la satisfacción de superar lo desagradable, le da más energía para seguir con sus actividades más placenteras. Esto es extrapolable a todo quehacer.

5. Los imprevistos también necesitan de su tiempo. saturar su agenda del día, implica inevitablemente, autoengañarse en la capacidad de logro. En una sociedad tan dinámica y cambiante, donde los medios de comunicación hacen imposible aislarse, es mucho más recomendable dejar espacios entre cada tarea que se proponga ejecutar, para asumir aquello que no se pueda sumar a la lista de pendientes.

6. Proactividad. Si usted quiere ser realmente un protagonista de su propia vida, debe actuar en consecuencia. Ello implica decir que NO, cuando corresponda decirlo (y no aceptar con desagrado algo que igual, al final no hará, o no en los tiempos para los que asume un compromiso que sabe incumplirá). Implica también asumir otras actitudes como, por ejemplo, controlar las interrupciones, exigir puntualidad, preacordar tiempos máximos de duración de reuniones, etc. Por último, nunca olvide que también necesita tiempo para usted, no somos robots, nuestros ciclos de capacidad atencional tienen límites y debemos hacernos cargos de ellos.

7. Nunca olvide que Murphy no duerme ni descansa. Siempre puede aparecer cuando más molestias vaya a provocar. Argumento adicional para no forzar ficticiamente su agenda diaria. Al respecto, le puede interesar la columna que escribí sobre “Mi amigo Murphy”. Al margen de las sugerencias ahí presentadas, una buena idea es ocuparse de que nunca su escritorio esté rebosante de papeles porque, Murphy mediante (a) seguro que se le olvidará algo que quedó tapados por papeles mas nuevos; y (b) seguro que se le pierde el papel clave para concluir un trabajo fundamental. Por lo demás, escritorio desordenado no da cuenta de eficiencia y calidad en el trabajo sino que, precisamente, de todo lo contrario.

Por último, no olvide nunca que prácticamente siempre tendrá temas atrasados. Mientras usted saca compromisos, este mundo sigue vivo y generando nuevos encargos, desafíos o problemas de los que hacerse cargo. Lo importante es que estos nuevos casos (los atrasados) estén en su agenda mental (para no olvidarlos indefinidamente) y que, por sobre todo, su demora no afecta estratégicamente a sus fines personales u organizacionales. De ahí lo clave del punto 1 anterior.

De esta manera, reduciremos la fuerza personal que nos pueda provocar la declaración de William Shakespeare cuando decía: “Malgasté el tiempo y ahora el tiempo me malgasta a mí”

SINDICATO ¿Para qué?

¿Quién me puede ayudar a formar un sindicato?. La pregunta resultó sorpresiva porque era una reunión social, en espera de que comenzara un partido de fútbol. Otro de los contertulios respondió con otra pregunta: … ¿y para qué quieres formar un sindicato?.

Quien preguntó inicialmente, comenzó un listado de razones por las que estaba enojado con sus empleadores. Algunos de los otros presentes, asentían como diciendo “en mi trabajo ocurre lo mismo” Y aportaban lo propio. Y bueno, el asunto se tradujo en una suerte de catarsis laboral, de mucha observación de la realidad o, mejor dicho, de espacios de ratificaciones de juicios previos ahora fortalecidos por la empatía entre pares.

Sospecho que este tipo de imágenes, son bastante frecuentes y por lo mismo, puede ser interesante mirar un poco el tema.

Imagino que la amplia gama de razones para “sindicalizarse” puede agruparse en torno a unos pocos tópicos recurrentes:

a) Remuneraciones (bajas, subjetivas, inequitativas, sin reajustabilidad, estables a lo largo de los años, no pago de tiempos extra, beneficios traducibles en dinero, etc.).

b) Condiciones laborales (oficinas incómodas, iluminación, calefacción, ventilación, ausencia de privacidad mínima, nulas o insuficientes condiciones de seguridad, etc.)

c) Jefaturas (ausencia de información sobre lo que ocurre y los proyectos de la empresa, mal trato, prepotencia, amenazas de despido, mala o nula comunicación, despreocupación por necesidades de sus trabajadores, acoso, decisiones injustas, despidos, etc.)

d) Carrera laboral (Inequidades al momento de cursar promociones, ausencia de capacitación habilitante a nuevos desafíos laborales, ausencia de oportunidades de progreso interno, etc.)

e) El trabajo mismo (Recargas de trabajo, trabajo repetitivo y aburrido, trabajo realizado con tecnología obsoleta, carencia de trabajo, trabajo sin sentido, etc.).

Cono se ve, todos temas tienen, de un lado, una expresión individual y, del otro, corresponden a temas en que es fácil adherir y hacerlos propios. De ahí a la presencia de muestras de solidaridad y a detonar motivaciones de carácter gremial es sólo asunto de tiempo. Prácticamente siempre los sindicatos pasan a ser una necesidad cuando los trabajadores, de manera individual, se sienten poco considerados, respecto de todas o algunas de las dimensiones descritas. Así, buscan apoyo entre sus pares y, rápidamente, entran a debatir acerca del respaldo formal que les de fuerza y protección para expresar sus disconformidades.

Es decir, casi por definición, los sindicatos surgen como un “adversario” de quienes les proveen de empleo a sus integrantes. Por lo demás, al revisar la historia de la génesis de los movimientos sindicales, esto ha sido así.

¿Ha escuchado o leído la expresión “no muerdas la mano que te da de comer”?. Desafortunadamente, lo frecuente en extremo, es que los sindicatos surgen precisamente para eso: “morder”. En efecto, cada nuevo sindicato, con cierta frecuencia, comienza a imaginar como les irá con su primera huelga. Es decir, organizarse gremialmente, suele ser sinónimo de conflictos.

Con ello, la empresa, ya no solo tiene que lidiar con la competencia, cada vez más intensa y no pocas veces también injusta, y con sus propios desafíos de reinvención, desarrollo y de flujos de caja, sino que, además, terminan sumando un complejo “adversario”, dentro de su propia casa, algo así como dormir con el enemigo.

El gran problema es que los conflictos, como suelen serlo las luchas gremiales, son de fácil determinación de las causales de sus inicios, todos saben como parte el asunto, pero nadie, nunca, sabe como terminará. Y siempre que se entra a una habitación desconocida, con la vista vendada, las inercias se bloquean, el desarrollo se paraliza, todo entra en una zona que solo es celebrada por las empresas de la competencia.

En efecto, un conflicto puede concluir con un apretón de mano y el descorche de una botella de champagne, pero también puede terminar con la declaración de quiebra de la empresa, evento en que, en vez de nuevos beneficios, se logra solo un finiquito.

Entonces, ¿tenemos que apoyar o reprochar la creación de sindicatos?. Acá es dónde es capital la respuesta a la pregunta que encabeza esta columna: ¿PARA QUE?.

Si escribo desde la perspectiva de los trabajadores, siempre será una buena idea generar una estructura orgánica formal y legitimada, que permita fortalecer la interlocución con los ejecutivos de la empresa. Implica un arduo trabajo de conciliar intereses y voluntades, pero la fuerza de un colectivo no es comparable al peso de las conversaciones individuales, para fines de beneficios grupales.

Si escribo desde la mirada de los dueños de la empresa, si bien, es muy útil tener una interlocución única, el solo hecho de que se haya avanzado a ese nivel organizacional, puede ser una señal de que los canales comunicacionales no hayan funcionado con la calidad y oportunidad que deberían haber tenido, y además, debe de haber existido decisiones y acciones que generaron ansiedades, temores y rabias en sus trabajadores.

Claro, hay casos en que la ausencia de sindicatos se explica porque, los dueños, se las han arreglado para infundir temor suficiente (despidos incluidos) para evitar que se concreten estas organizaciones gremiales. En este tipo de casos, no hay que ser tarotista, ni poseedor de una bola de cristal, para anunciar crecientes problemas en la empresa, bajas en sus tasas de productividad, incremento de mermas y, por sobre todo, atrofias en los esfuerzos de mejoramiento interno. Es decir, el pronóstico de permanencia en el mercado está cuestionado. Trabajador “agredido” es un trabajador de productividad básica, reactiva y robótica. Ello incrementa tasas de ausentismo, tasas de accidentes (o incidentes) por desconcentración, y, de la mano, incremento de dotaciones (rendimientos menores obligan a más mano de obra) y tasas de rotación en ascenso, motivadas por el retiro de la gente más valiosa (ver columna anterior).

Si tenemos responsabilidades gerenciales en la empresa, es bueno ponerse serios con este asunto. Ello implica anticiparse a los problemas, actuar de manera fluida y transparente en las decisiones, olvidar a todo evento, el “jugar a las escondidas”. Una buena pregunta que puede formularse es ¿qué debe hacer nuestra empresa para evitar que los trabajadores estén interesados en constituir un sindicato?. Nótese, que ocupo la expresión “interés”, porque la pregunta que propongo va en la línea de fortalecer las capacidades de la empresa, y no de intensificar el uso de variables impositivas (conductuales y legales) para desincentivas este tipo de organizaciones. En mi opinión, este segundo camino siempre tiene resultados negativos. Mi apuesta va por el otro lado. Por ejercer empatía proactiva y colectiva.

Algunos cursos de acción básicos son:

1) Sistemas de comunicaciones validado, continuo y completo. De hecho, esta es la única fórmula para evitar la instalación del rumor como principal medio de difusión de temas importantes de la organización. Este aspecto es, probablemente el fundamental y está a la base del resto, al ser mutuamente dependiente de aquellos.

2) Estructuras de cargos actualizadas y ordenadas, que permitan asociarles escalas de compensaciones y beneficios que sean apreciados por los trabajadores como justos, dentro de la propia realidad de la empresa.

3) Estrategias de movilidad laboral que permita que, al menos un alto número de trabajadores, puedan encontrar en la empresa espacios reales para el desarrollo de sus competencias, asegurando sus oportunidades de reempleo en caso que deban retirarse.

4) Sistemas de reclutamiento y selección de alto estándar, con un énfasis intransable en que, cada persona que se incorpora, llegue con competencias conductuales que den cabal cuenta del tipo de cultura organizacional que se estima apropiada para la empresa. Los ascensos y promociones como estrategia inicial ante el retiro de un colaborador es un buen ejemplo de esto.

5) Consecuencia ético-laboral a todo evento. Por ejemplo, cuando ante situaciones de problemas en la empresa, se deben ajustar a la baja algunas compensaciones, estas bajas deben partir por quienes lideran la organización y, cuando se revierte la situación, y se puede volver a los estándares anteriores, se debe partir por quienes están más abajo en la escala jerárquica.

En resumen, cuando se abre la discusión por crear un sindicato, con frecuencia ya es tarde para evitarlo, porque no se han activaron, oportunamente, los mecanismos que hagan innecesario ese referente para resolver los problemas internos.

Dejo, para alguna futura columna, dos temas asociados:

(1) Cuál es la dinámica de trabajo cuando las empresas que no tienen ningún tipo de controversia, asumen el liderazgo para promover la creación de un sindicato en su interior. Es una situación muy infrecuente, pero existe y que tal vez sea el mejor de los escenarios organizacionales de cara a un crecimiento sostenido.

(2) Tipologías de los dirigentes sindicales. De hecho, parte importante de los problemas que suelen presentarse, tienen que ver con el tipo de personas, e intereses, de quienes asumen los liderazgos de ellos. Muchas veces, acá es donde comienzan las dificultades.

MIENTRAS MAS SE, MENOS SE

Me gustaría decir que soy el autor de esta expresión, pero no es así. Se la escuché a uno de los amigos más sabios que conozco. Con dos doctorados, uno en filosofía, conversar con él siempre es un privilegio, un regalo a la reflexión y al desafío de explorar múltiples miradas a cualquier tema.

En una de esas conversaciones, bastantes años atrás, apareció esta frase que me la explicó diciéndome que, en la medida que uno más conoce, más profundiza cualquier tema, simultáneamente se van abriendo nuevas vertientes, distintas perspectivas necesarias de tener en cuenta y, ante ello, saber más trae consigo también descubrir todo lo que no se sabe de una materia. Para mi, esa interpretación, me hace concluir que la sabiduría es hermana sanguínea de la humildad.

Cuando lo escuché, recordé una analogía que señala que, cuando una persona lee una biografía de Napoleón, cree saberse toda su vida. Cuando lee una segunda biografía, le aparecen algunas dudas. Cuando lee la tercera, concluye que apenas está comenzando a entender al personaje.

Por mi lado, este concepto, lo comparto en mis clases hablando del “síndrome del cinturón naranja”, que tiene que ver directamente conmigo. Me explico: cuando comencé a practicar kárate, el primer grado alcanzado implicaba recibir un cinturón de ese color, naranja. Recuerdo, como si fuera hoy pese a los años transcurridos que, cuando terminó la jornada, salí a la calle ansioso de ser asaltado o de encontrarme en alguna situación en que pudiera desplegar mi nueva “competencia”. Tuve suerte, mucha suerte, no ocurrió nada. Cuando volví a los entrenamientos, y seguí aprendiendo, me fui dando cuenta de que no sabía realmente nada, que la soberbia me había consumido.

Mientras menos se sabe, más se cree saberlo todo.

Tengo la convicción de que este síndrome vive vigente en la gran mayoría de las organizaciones, respecto de los temas asociados a la gestión del trabajo de sus equipos laborales. Todos tienen opinión intuitiva respecto de cómo generar las condiciones para que dichas personas lleguen a dar lo mejor de si mismas en su lugar de trabajo (ver post sobre la felicidad en el trabajo). Incluso, he tenido la ocasión de conversar con importantes directivos de RR.HH., que operan a partir de esta lógica, sacando conclusiones a partir de lo leído en la contratapa de un libro. De hecho, sospecho que una parte no menor de lo obsoleto con que se suele abordar la administración de los recursos humanos, tiene que ver con esta situación, asunto que me lleva casualmente a otra de mis columnas, cuando escribí acerca de la inconciencia de la incompetencia.

Dirigir equipos humanos implica ser capaz, no solo de entender y valorar los roles laborales asignados a cada cual, sino avanzar bastante más, comprendiendo los factores que impulsan a las personas a actuar como actúan en determinados escenarios.

Para que lo anterior no resulte solo de carácter discursivo es esencial activar decisiones apropiadas para que la persona vea, en su espacio laboral, una valiosa oportunidad de desarrollo y crecimiento integral, que trascienda al ámbito laboral.

Este Asunto no tiene nada de nuevo. La experiencia que desarrolló en la planta de Hawthorne, por el académico Elton Mayo, en el año 1923, permitió entender la multifactorialidad de los aspectos que intervienen en la motivación de las personas en su trabajo (yo extrapolo a toda actividad que emprenda una persona). Por lo mismo, mi curiosidad acerca de porqué se tiende a gestionar a las personas en una lógica de linealidad que claramente no existe ni puede existir.

La motivación laboral no es, ni será nunca, una variable que se articule solo en bases a mejoras en las remuneraciones. Ocurre cuando, a partir de una base económica que el trabajador perciba como adecuada y justa, se articulan metodologías de trabajo que vinculen correctamente los desafíos que se asignan con las competencias que posee la persona, en un entorno de proactividad, cordialidad, respeto (que incluye el concepto de justicia) y desarrollo sistemático de los roles que se deben asumir.

Para ello, es vital investigar, estudiar, saber mucho más acerca de lo que motiva y no motiva a sus trabajadores, de las variables que erosionan los desempeños presentes, el impacto de los circunstanciales estilos de liderazgo imperantes, la influencia (positiva o negativa de los ambientes físicos de trabajo), en suma, ser capaz de conocer no solo la cultura de la organización sino visualizarla puesta en acción, configurando una determinada forma de comportarse en el espacio laboral por parte de cada uno de sus integrantes, que permitan que realmente estén inspirados en dar lo mejor de si mismos, cada día, con o sin la jefatura presente.

Es claro entonces que, la actual clase directiva, debe proveerse de una fuerte dosis de humildad, dejar en su casa las certezas respecto de lo que motiva a sus trabajadores y reconocer la medida en que, lo que creen saber, en realidad solo les bloquea la vista y el intelecto para activar cambios que les permitan provocar saltos significativos en los resultados de su organización.

LA FELICIDAD EN EL TRABAJO

Días atrás una persona me decía que la felicidad no existe. Y para sostener la afirmación citaba a Sigmund Freud diciendo que “existen dos maneras de ser feliz en esta vida: Una es hacerse el idiota y, la otra, serlo”. Y más recientemente, Mario Vargas Llosa parafraseó a este psiquiatra y señaló que “sólo un idiota puede ser completamente feliz”.

Sin embargo, sospecho que el asunto implica verificar primero qué estamos entendiendo por felicidad.

Para mi es una expresión que alude a cierto grado importante de satisfacción con lo que a la persona le está sucediendo en determinado momento. Implica un contexto en que aprecia que él y su entorno que le resulta particularmente significativo, sienten agrado por hechos, situaciones o circunstancias de un momento específico. Es decir, la felicidad es personal, pero habitualmente se expresa con relación a un entorno social de referencia. Las excepciones tienen que ver con eventos muy particulares y especialmente críticos, por ejemplo, cuando un náufrago ve que llega auxilio.

El otro aspecto de este concepto, es que la felicidad tiene que ver con estados temporales, de mayor o menor extensión, pero finitos en su presencia. Es decir, no existe un estado de felicidad permanente.

Por lo tanto, asumiendo que la felicidad absoluta no existe, asunto deseable por lo demás, dado que lo contrario, implicaría que no se puede superar determinado límite, esta expresión adquiere creciente validez e importancia organizacional. Implica desplegar iniciativas, conductas y estrategias que lleven a que cada trabajador se sienta tan cómodo en su trabajo que su permanencia en él trascienda a un simple cumplimiento de objetivos asignados y lo coloque en una posición en que sea un aliado clave en la empresa.

De alguna forma hace la diferencia entre trabajadores que, por la mera “sospecha” de un resfrío, solicitan licencia médica para no concurrir a trabajar, respecto de otros trabajadores que, aún en estado precario de salud, se las arreglan para seguir contribuyendo a los fines de la institución que los acoge laboralmente. Visto así, el tema deja de ser banal y pasa a ser estratégico. Toda empresa exitosa necesita intensamente del mayor compromiso de cada uno de los integrantes de sus equipos de trabajo. En los tiempos actuales, con frecuencia es este factor el que establece la diferencia entre una empresa que prospera y otra que se marchita en su mercado laboral.

El punto es, entonces, definir qué se hace para que nuestros colaboradores se sientan tan integrados a la empresa, que la sola acción de asistir al trabajo sea parte de los espacios en que se puede ser feliz. Como suele ocurrir, esto se puede ver desde el rol de la empresa y, también, el papel de cada persona:

1. Rol de la empresa

Un autor que ya he mencionado en una columna anterior, Mihaly Csikszentmihalyi, en su libro “Fluir en la Empresa” señala varias características que permiten este “estado de flujo”. Para esta columna me quedaré con tres de ellas:

a. Metas claras para que no surjan errores que tensionen las relaciones, por explicación débil o insuficiente de lo que se espera de la persona.

b. Feed back inmediato. No hay mejor receta para mantener las confianzas que ser muy rápido y claro en las felicitaciones y en las aclaraciones respecto de los aspectos mejorables en el trabajo.

c. Equilibrio entre los desafíos laborales y las competencias que posee la persona para asumirlas. Este aspecto es central para evitar el aburrimiento, de un lado, o el estrés negativo, por el otro.

2. Rol del propio trabajador

Tiene que ver con cuál es su postura frente a la vida en general, y la vida laboral en particular. Por lo mismo, la atención a este aspecto en los procesos de selección de nuevo personal es básica. Dos posibles cursos de acción:

a. Víctima, es decir, optar por pasarse el día eximiéndose de responsabilidades, quejándose y reclamando por lo que sucede, buscando responsables y culpables de todo lo negativo que le sucede, quejándose incluso de los positivo porque lo explica en el factor “suerte” u otro elemento exógeno a él.

b. Protagonista, esto es, asumir que siempre se tiene la posibilidad de elegir qué hacer y qué no hacer. En medida importante también, respecto del cómo hacer aquello que se le indica. En este escenario, cuando se equivoca, en vez de perder tiempo en reclamar, se enfoca en aprender para evitar la ocurrencia de aquello que provocó el error.

En resumen, el trabajo es posiblemente uno de los espacios donde es más fácil alcanzar momentos de felicidad, pero es también un sitio donde el tema suele importar muy poco. Tomarse en serio el tema de la felicidad es un asunto serio. Aristóteles ya decía que “solo hay felicidad donde hay virtud y esfuerzo serio, pues la vida no es un juego”. Para ello hay que entender, y con esto concluyo, que “felicidad no es hacer lo que uno quiere, sino querer lo que uno hace”, como magistralmente señaló el magistral Jean Paul Sartre.