¿PARA QUÉ MEJORAR EL CLIMA LABORAL?

Es típico. La claridad es mínima. Con frecuencia, cuando nos piden algún tipo de acción en temas referidos a habilidades “blandas”, como trabajo en equipo, talleres de liderazgo o de comunicaciones, incluso cuando el gran tema es el estudio del Clima Organizacional, le pregunto al interlocutor, frecuentemente un alto ejecutivo, porqué necesita esa actividad. Las respuestas son del tipo:

• Porque no se ponen de acuerdo entre los equipos
• Porque los trabajadores lo solicitan
• Porque queremos que se entretengan
• Porque los jefes dicen que la gente está disconforme
• Porque hay reclamos de los clientes
• Porque hay mucha rotación indeseada
• Porque la tasa de ausentismo es elevada
• Porque los accidentes en el trabajo han aumentado

En suma, un listado pródigo en efectos, pero con ausencia de razones de fondo acerca de qué (significativo y permanente en el tiempo) se espera  superar con estos talleres.

En consecuencia, incluso sin importar qué tan exitosa resulte la actividad, sus efectos relevantes, esto es, aquellos que se expresan de manera recurrente en el día a día laboral, son mínimos y, rápidamente, en poco tiempo, con frecuencia tienen incidencia real cercana a cero.

¿Es una pérdida de tiempo entonces esta actividad?. ¿Tiene sentido destinar recursos a capacitación?. En una columna anterior ya aludí a que la capacitación no siempre es una inversión, de modo que no redundaré. Me basta con reiterar que toda intervención organizacional es fundamental y valiosa cuando está claro el “para qué” de ella. Y sólo cuando, ese “para qué”, tiene que ver con los aspectos más estratégicos de la organización. Adicionalmente, es fundamental que exista una genuina intención de hacerse cargo de las brechas que se detecten, incluyendo desde luego, recursos a tales fines.

Cuando ello no ocurre, una buena y entretenida actividad de capacitación permite que las personas tengan un paréntesis agradable en sus trabajos, tal vez se superen algunos roces interpersonales, seguramente se integran algunas metodologías prácticas para trabajar en equipo o para optimizar los tiempos laborales, pero con similar certeza, se puede presumir que los grandes objetivos de la empresa no variarán. Solo puede que se detengan algunas debilidades específicas pero, lo verdaderamente significativo, aquello que tiene que ver con las grandes números de la organización, no tendrá mayor cambio.

La causa de ello, no se puede encontrar en el eventual diseño de una actividad, o en la mayor o menor profundidad de una investigación, o en la correcta selección de los indicadores que se medirán, sino que, directamente, en una ausente perspectiva inclusiva respecto de los fines de la empresa.

En mi opinión, el tema tiene más que ver con la inercia en que suelen caer las empresas, enfocadas en sus desafíos de corto plazo, buscando mejorar sus resultados, haciendo cada día más de lo mismo perdiendo, u olvidando, probablemente los sueños que tuvieron en sus inicios quienes llegaron a liderar la organización.

Cuando se olvida, o derechamente, se carece de una visión de futuro, que inspire a las personas mucho más allá de simplemente la acción de “hacer bien el trabajo”, cuando la misión se queda enmarcada y adosada a murallas que nadie mira, cuando los valores institucionales se conocen, pero nada se hace para asegurar que cada acción que se ejecuta los considere, en fin, cuando se pierde de vista ese horizonte posible, las rutinas adquieren su mayor fuerza y las acciones del corto plazo, van atrofiando los espacios de crecimiento y desarrollo de las organizaciones.

En estos casos, las acciones de capacitación, y cualquier esfuerzo para mejorar el clima interno, no tendrán mayores resultados. Cuando el tema del clima organizacional se sitúa como un fin en sí mismo, resulta absorbido por las coyunturas de corto plazo, seguramente provocará, en el mediano plazo, un desempeño incluso inferior al existente antes del inicio de las acciones de intervención. Esto último porque, cuando los trabajadores son entrevistados, o se les declara intenciones de cambio y mejoramiento, adecuan sus expectativas al nuevo escenario que prevén. Cuando concluyen que no ocurrirá nada, la decepción es inevitable y, con ello, cae la calidad de las interacciones internas.

El tema es distinto. Primero enfóquese en construir una visión de futuro que entusiasme a sus trabajadores, más allá (o por sobre) de los resultados operativos de la empresa u organización. Constrúyala en un entorno valórico consensuado. Defina resultados desafiantes que le hagan sentido a todos, no solo a la cúpula gerencial. Y luego, solo cuando esto está claro, cuando la misión y visión de la empresa, más que estar en bellos cuadros instalados en muros (o en el reverso de las tarjetas de visita), caminan en el alma de cada trabajador, sea cual sea su función, en cada momento, estén o no en sus horarios de trabajo, ahí todo pasa a ser posible.

Cuando esto esté así de claro, recién ha llegado el momento de buscar las brechas entre la situación actual y la deseada para un tiempo específico predefinido y, en lo posible, sistematizado cuantitativamente. En ese marco contextual, todo curso o taller, todo proceso de análisis del clima laboral, o cualquier otra intervención organizacional tendrán una finalidad clara. Con ello, se abren los espacios a establecer prioridades y a monitorear los reales efectos de lo que se haga, efectos que, al apuntar a causas basales, con el tiempo, en vez de olvidarse, se consolidarán. La inversión involucrada, efectivamente, será eso: una buena inversión. Cuando se olvida esta base de referencia, es más factible hablar de gastos y, por lo mismo,  mientras menos se haga, suele ser mejor.

DNC – Detección de Necesidades de Capacitación

• ¿Qué problemas tiene para ejecutar bien su trabajo?

• ¿Qué cree usted que le falta saber hacer para lograr superar sus debilidades laborales?

• Ud., cómo jefe, ¿en qué deben capacitarse sus trabajadores para resolver los problemas que se han detectado en su ámbito de responsabilidades?

Seguramente, quienes lean esta columna, coincidirán conmigo en que preguntas de este tipo son habituales en todo proceso destinado a definir en qué se destinarán los recursos disponibles para capacitación, en cualquier organización laboral.

Si se revisa la literatura al respecto, al margen de que se opere o no bajo el enfoque por competencias, las interrogantes presentadas son, casi sin excepciones, el eje matriz de toda investigación en esta materia. De ahí viene, casi como cliché de todo proceso de DNC, la clásica frase de que..:

“Las Brechas detectadas son ….”

Al operar así, estimo que las organizaciones olvidan dos aspectos fundamentales de cara a la construcción de organizaciones sistemáticamente enfocadas en su mejoramiento, crecimiento y calidad de gestión. Veamos.

1. Las Necesidades organizacionales no son solo respecto de carencias o brechas por superar.

Veamos un ejemplo: Inés se desempeña como secretaria en una destacada empresa textil y, en su rol, le corresponde recibir a muchos potenciales clientes. Lamentablemente, su estilo comunicacional es agresivo, siempre presume que se le está atacando y, por lo tanto, tampoco deja hablar a sus interlocutores o, simplemente, no los escucha dado que ocupa ese tiempo en elaborar su respuesta, casi nunca grata o cortés a los oídos de ellos. Detectada la “brecha”, se activan los mecanismos de capacitación y se logra que se esfuerce en escuchar más y en responder constructivamente. Es decir, logramos que Inés pase de un desempeño definitivamente incómodo para la empresa y su propia estabilidad laboral, a uno que resulta satisfactorio para todos, es decir, para la empresa, para los clientes y para ella misma. Pero claramente, es imposible, lograr un cambio tan radical como para que Inés, en su interacción, pase a ser un modelo a seguir ni menos que, en su gestión, incluso potencie la cantidad de clientes que lleguen a la empresa. Son innumerables los factores que influyen en esto y, muchos de esos, tienen que ver con los intereses, motivaciones, talentos, estados de ánimo, alegrías y frustraciones que haya acumulado durante sus años de vida.

La capacitación, es solo una herramienta de gestión, no hace milagros. Bien administrada logra mejoras, pero casi nunca, en plazos aceptables organizacionalmente, cambios de 180º.

Volvamos a Inés. Miremos el asunto desde otra perspectiva y creemos un escenario distinto. Sabemos que Inés tiene esta debilidad que, para los fines de nuestra empresa es inaceptable mantener. Ante ello, miramos su trayectoria laboral, conversamos con ella acerca de sus intereses, los aspectos que disfruta y los que le provocan rechazo en su quehacer diario. Descubrimos que, por razones económicas no concluyó sus estudios de diseño gráfico, para lo cual siempre tuvo una especial habilidad, por su minuciosidad, su creatividad y su capacidad de entender el sentido comunicacional de cada pieza que se diseñe. Con esta información, se conversa con el área de Nuevos Negocios y se acuerda un enroque. La secretaria de ellos, que en su función actual no atiende público, pese a ser algo que siempre le ha motivado y, además, no se siente particularmente complacida de tener que ayudar a los diseñadores en lo que, en palabras de ella, “no es su trabajo, ni sabe hacerlo”, pasa al puesto de Inés y, esta, al rol de aquella. A Inés se le manda a capacitar en temas asociados a diseño gráfico.

En este nuevo escenario, el potencial de desempeño de Inés, ya no es sólo el umbral de lo requerido, en su estándar básico, sino que, seguramente, su contribución tendrá un salto cualitativo que puede tratar mayores beneficios a la organización.

En conclusión, si la DNC, no solo se enfoca en las carencias, sino que también en las fortalezas de los equipos labores, e interviene en ellas, potenciándolas, los espacios de mayor excelencia interna se multiplican. Continuar como tradicionalmente se ha hecho, olvidando esta dimensión, conlleva reducir errores, superar fallas, pero prácticamente nunca, saltos hacia superar los niveles de desempeño estratégico vigentes.

2. Los anhelos de desarrollo de los trabajadores, también deben ser considerados en la DNC.

Con alguna frecuencia escucho afirmaciones del tipo, “la empresa no tiene porque estar destinando sus recursos a temas que no son del giro de ella, solo porque les interesan a sus trabajadores”. En una primera reflexión, el asunto puede resultar válido. Si la capacitación es una inversión, para que sea así, debe implicar retorno. Si capacito en temas exógenos a mi empresa, no hay retornos, ergo, no tiene sentido destinar recursos a tales actividades.

Sin embargo, mirando un poco más en profundidad, la afirmación tiene grietas. De un lado, mientras más satisfecho se encuentre con nosotros un trabajador, más productivo será. De otro, con un poco de atención, se pueden encontrar temas que estén dentro de las expectativas del trabajador y, coincidentemente, con necesidades organizacionales, tal vez con prioridad menor pero que, al abordarlas, igual se logran retornos útiles. Incluir esta dimensión, aunque solo sea en una proporción limitada del total del presupuesto de capacitación instala una señal de participación y de capacidad de escucha a los anhelos y preocupaciones delos trabajadores. Esto provoca mayor adhesión y, con ello, mayor interés (motivación) en el día a día laboral, con su inevitable secuela de menores tasas de ausentismo y de accidentes laborales, menos mermas, menos productos bajo el estándar de aceptabilidad, etc..

Sobre hacerse cargo de temas, exógenos o colaterales a la misión de una empresa, les puede interesar leer la columna que escribí sobre el tema "Más que trabajadores ... personas".

En resumen, si se sigue enfocando a la DNC solo para cerrar brechas (debilidades), obviando lo imperioso de fortalecer las fortalezas y de empatizar con los planes de los trabajadores, cada día que pasa, es un nuevo día en que las rentabilidades se escurren de manera invisible, frente a los ojos de gerentes y dueños.



AGUA, PERSONAS Y TRABAJO

Puede parecer extraño, comparando con mis otras columnas, que esta vez me vaya por una línea bastante alternativa. Son dos las preguntas que me motivan a abordar este tema (1) ¿Y si tiene toda la razón Masaru Emoto?; (2) Aún no teniendo razón Emoto, ¿No es efectivo que esta perspectiva ayuda, ayuda mucho?. Vamos entonces:

AGUA. Seguramente usted ha leído los resultados de los experimentos del científico japonés Masaru Emoto con el agua. En ellos ha sometido, a diversos ambientes, sonidos y palabras, porciones de agua que luego ha examinado con ultra microscopios y ha fotografiado los cristales observados.

Emoto sostiene que las palabras son una forma de vibración y, como tales, impactan en su entorno más cercano. Estas vibraciones no tienen que ver con idiomas, sino que con las emociones que están presentes cuando se expresan determinadas palabras.

Cuando los mensajes han sido positivos, del tipo “gracias”, “gratitud”, “aprecio”, “amor”, “yo lo puedo hacer”, “usted puede hacerlo”, etc., o se las somete a música clásica alegre u optimista, estos cristales reflejan formas muy luminosas, en distintos formatos de estrellas casi perfectas, todas hermosas.

En el otro extremo, cuando ocurre lo opuesto, ante expresiones del tipo “nunca”, “feo”, “no puedo hacerlo”, “no soy capaz” “odio” “rabia” o, por cierto, todo improperio que se nos ocurra, las fotografías obtenidas, obtienen formas irregulares, oscuras, feas, irregulares o directamente amorfas..

 

En resumen, expuestos ante microscopios especializados, los cristales de agua, reflejan comportamientos que tienen que ver con significados trascendentes. El agua, entonces, no es neutra a los diálogos, verbales o no verbales, que se suceden en sus proximidades.

PERSONAS. Nuestro cuerpo está compuesto por alrededor de un 70% de agua. Si nos hacemos cargo de cómo ésta reacciona en función de los estímulos a que es expuesta, me parece natural presumir que, en la medida que nos exponemos a situaciones desagradables provenientes del entorno, como también por el resultado de nuestras propias reacciones emocionales hacia dicho entorno, impactan decisivamente en la composición de esta “nuestra agua interactuante” que forma parte fundamental del cuerpo.

Si esto es así, los ambientes que ocupen nuestro tiempo, las palabras que oímos, las expresiones que emitimos, todo eso, suma o resta en nuestra salud biológica. Nos enfermamos más o menos. De hecho, nuestras defensas siempre se asocian a la sangre, es decir a mucha agua de nuestro cuerpo. En fin, si el agua reacciona a estímulos, naturalmente tales reacciones no pueden resultar neutrales para nosotros.

Supongo que ha leído acerca de una serie de investigaciones que al parecer han acreditado que el estrés provoca caries (“El estrés es una de las principales causas de la aparición de caries dentales, provocando una bajada de las defensas que, a su vez, causa una disminución de la producción de saliva y hace que los ácidos sean cada vez más intensos, atacando directamente al esmalte”-tomado de una revista especializada-). Si es efectivo, desde mi muy alta dosis de ignorancia respecto del tema, me parece que es un excelente ejemplo de cómo aspectos emocionales impactan en la salud física.

Las emociones tienen que ver con nuestras percepciones, esto es lo que, también, es percibido por nuestras particulares dosis de agua corporal.

Así, en la medida en que el mayor tiempo lo pasemos en ambientes gratos y, además, nosotros recibimos y nos comunicamos usando expresiones (verbales y no verbales) que resulten gratas, positivas, estimulantes, estamos realizando una contribución de cero costo a nuestra propia salud, con insospechados beneficios.

TRABAJO. Ya lo he dicho en otras columnas, y seguiré insistiendo en el punto. La calidad de vida no puede ser “financiada” por el trabajo. Muy por el contrario, el gran desafío, es ser capaz de entender al lugar de trabajo como parte fundamental de la calidad de vida personal. Esto, que debe ser asumido como tal por cada integrante de una organización, debe ser aceptado también como una responsabilidad estratégica de parte de las jefaturas de la empresa.

Para ello, las iniciativas de intervención son ciertamente, muy variadas. Si a ellas, se suman estrategias tan simples como cuidar el lenguaje y reenfocar las comunicaciones, y los ambientes laborales, hacia una perspectiva optimista y positiva, sin incurrir en costo alguno, al parecer por los efectos de esa interacción en el agua del cuerpo, estamos en condiciones de provocar cambios valiosos para los resultados de la empresa.

• No exagerar con las estaciones de trabajo que limitan o anulan espacios de privacidad

• Colores cálidos por sobre colores grises

• Espacios con luz natural por sobre la luz artificial

• Música incidental grata, para atenuar los ruidos incómodos

• Hable de cerca, no grite a sus colaboradores

• Enfóquese en destacar lo que se ha hecho bien y porqué está así bien hecho.

• Evite criticar. Lleve la conversación al aprendizaje que evite el error en el futuro

• Valore todo trabajo bien hecho. No se restrinja en esto.

• Hable en positivo. Busque los “SI”, y reduzca al mínimo los “NO”

• En suma, un lugar común: trate a los demás, como a usted le agrada ser tratado.

Termino con un par de reflexiones laterales:

1. Si la risa impacta positivamente en el sistema inmune, generando una mayor cantidad de endomorfinas, con lo que se disminuye el dolor y se mejoran los flujos sanguíneos, me parece razonable asignarle valora los efectos que puede provocar el elemento más recurrente en nuestro cuerpo, el agua.

2. Hay un slogan bastante repetido: “Mejor enfocarse en la parte medio llena del vaso que en la medio vacía”. El líquido, que hay, por escaso que sea, muchas veces resulta más útil y valioso que quedarse en lo ausente que, no solo conlleva un innecesario “lamentarse”, sino que provoca que nuestros cristales de agua se enturbien y … bueno, ya está dicho.

Les dicho un video sobe la investigaciones de M. Emoto

LA CAPACITACION NO SIEMPRE ES UNA INVERSION

¿Saben?, tengo una curiosidad: ¿Por qué están en este momento, en este salón, a punto de comenzar un taller de capacitación?, pregunto con alguna frecuencia al iniciar algún curso en que seré el facilitador. No tardan en aparecer manos que se levantan y, casi como crónica repetida, me encuentro con respuestas del tipo: “Porque mi jefe me mandó”; “Porque tenía tiempo disponible”; “Porque me parece entretenido el tema del curso”; “Porque necesitaba despejarme un poco”; “Porque vienen otros compañeros de trabajo con que me siento cómodo”, y un largo etc., de respuestas similares, tan ilustradoras como desalentadoras.

Más paradojal aún me resulta la ausencia de respuestas del tipo: “Porque necesito saber hacer lo que se indica en el programa”.

En este escenario inicial, el panorama no resulta muy promisorio como resultado útil a la organización, es decir, como un espacio de tiempo en que la persona se aleja de sus funciones habituales, castigando el ingreso presente, para incrementarlo en el futuro inmediato, a partir de las nuevas capacidades adquiridas, o perfeccionadas.

Es así porque, aún cuando los asistentes declararen que lo pasaron bien, que aprendieron, que se van con nuevas competencias, si no hay certeza de para qué requieren este nuevo “saber hacer”, el despliegue de sus nuevas capacidades se reducen significativamente. Y, al no ocuparlas con frecuencia, el olvido resulta casi inevitable.

Conclusión: Resulta muy mediocre el potencial de la actividad al verla como una inversión, en este escenario. Se ve mucho más cercana al concepto de gasto.

Y es un gasto significativo porque, a los costos del facilitador, las instalaciones, el material, la atención a los participantes, se debe sumar el impacto económico de dejar de hacer las labores habituales para “capacitarse”. Este último aspecto se olvida con mucha frecuencia y, en la ecuación final, con frecuencia resulta más oneroso que la suma de todas las variables indicadas previamente.

Visto así el tema, es posible que algunos empresarios, o gerentes, tengan la tentación de declarar que, dada esta actitud del participante, con los objetivos que tuvo la empresa al destinarlo a una capacitación, mejor (y más rentable) es no capacitar a su gente.

Por cierto que esa no es la reacción inteligente. En una sociedad productiva en que los cambios se están sucediendo a una velocidad casi fuera de todo control, organización que no se actualiza es organización condenada a dejar de existir. Y cuando se habla de actualizarse, aludo directamente a sus equipos humanos. No creo que sea necesario destinar líneas para argumentar que, en los actuales tiempos modernos, la única ventaja distintiva real y permanente en una empresa, respecto de su competencia, está en la calidad del desempeño de sus trabajadores.

La tarea es, entonces, responsabilidad precisamente de tales empresarios o gerentes. Son ellos los que deben generar las condiciones para que, quienes concurran a capacitarse, sepan a qué van, porqué van, y qué se espera de ellos a su retorno. La capacitación va siempre a la vanguardia de todo proceso de cambio. No hay cambio sin innovación y no hay innovación sin aprendizaje previo, sin capacidad para redefinir cursos de acción.

Capacitación es sinónimo de cambio, porque nadie destina tiempo de formación, para seguir haciendo lo mismo ..., y de la misma manera. Parece una obviedad, pero esto es precisamente lo que ocurre con demasiada frecuencia. Ante ello, al no verse resultados concretos, la capacitación puede quedar muy lejos del concepto de inversión.

El asunto es especial porque ocurre la paradoja de que, aunque se esté frente a un proceso innovativo, no está presente la temida “resistencia al cambio”. Muy por el contrario, una buena capacitación, al hacer conocido lo desconocido, permite liberar tensiones para asumir desafíos futuros. Es, en si misma, impulsora de conductas resilientes.

Claro que lo anterior implica una actitud responsable respecto de qué y a quién se incluirá en una actividad de capacitación. Para ello, su puesta en acción implica el compromiso emocional de los participantes con lo que deban recibir. Las personas actúan, en todo orden de aspectos, en función de sus particulares motivaciones, de modo que, el nivel de receptividad de contenidos, está en estrecha relación con esta percepción previa.

Para aprender hay que QUERER aprender, porque se trata de un “medio para” y no de un fin en su mismo.

De lo anterior se desprende que toda acción de capacitación debe construirse en ambientes colaborativos, de interés compartido para los participantes, esto es, que les haga sentido en lo personal y en lo institucional.

Es esta mirada inclusiva la que permite que los aprendizajes se logren, es decir, puedan traducirse en el hacer, considerado por sobre el escuchar, el observar y el leer. Cuando ello ocurre, las nuevas capacidades se adquieren con mayor propiedad, se pueden traspasar al ejercicio laboral de manera más completa y, con ello, en definitiva, la capacitación pasa a ser no solo una inversión, sino que, con frecuencia, en la más importante inversión que puede y debe ejecutar toda institución que esté pensando en seguir vigente en el mediano plazo.

PMG 2011 o como frenar en seco

El pasado 8 de Octubre, en conjunto los Ministros de Interior, Hacienda y Secretaría General de la Presidencia comunicaron a todos los ministros del Gobierno, el nuevo diseño 2011 del Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG). En esta nueva versión, deja de existir como sistema clave todo lo relacionado con la Gestión de las Personas. En lo específico, se elimina el Sistema de capacitación, el de Evaluación del Desempeño y el de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes de Trabajo.

La Dirección de Presupuestos ha explicado que tal decisión obedece a hacerse cargo de algunos reparos formulados por el Banco Mundial, al momento de evaluar este instrumento. De esa fuente DIPRES extrae la argumentación para explicar el cambio, señalando:

• El riesgo de altos costos de transacción asociados a la complejidad de los requisitos técnicos y medios de verificación del PMG, que podrían llevar a un cumplimiento meramente formal de éstos.

• La necesidad de avanzar a una etapa superior de fortalecimiento del PMG, relacionando con mayor fuerza los avances en la calidad de la gestión de los sistemas del PMG con una mejor calidad de los bienes y servicios públicos que reciben los usuarios finales.

• Las entrevistas realizadas a los actores claves del proceso de implementación del PMG, en el marco de dicha evaluación, dan cuenta de un proceso burocrático (excesivos requerimientos de información, aumento de funciones administrativas), proceso poco flexible, escaso conocimiento e involucramiento de los funcionarios, entre otros.

Es cierto que el PMG sigue, con menos sistemas, pero con un enfoque radicalmente distinto que, por ejemplo, como ya lo señalé, excluye como base esencial a las personas, a los funcionarios públicos.

Al leer las afirmaciones transcritas de la DIPRES, me surgen algunas reflexiones de base:

1. Efectivamente, la administración cabal del PMG conlleva recursos, recursos que por lo demás, salvo anecdóticos casos nunca estuvieron disponibles cuando los servicios solicitaban presupuestos adicionales para este fin. Por lo mismo, cada vez, para hacer más, se ha contado con recursos no incrementados. Sin embargo, incluso si aquello no fuera válido, carece de significancia porque, si se trata de un programa realmente importante (como opino que es), el contar con recursos especiales resultaba plenamente justificado.

2. También estoy de acuerdo en que más de algún sistema registró desarrollos más formales que de fondo, asunto que, en alguna medida, podría explicarse incluso por las carencias aludidas en el punto anterior. Pero aún en aquellos casos, hay avances verdaderamente importantes. En lo personal soy muy crítico de cómo la DNSC ha manejado el Sistema de Evaluación del Desempeño (SED), pero aún así, hay aspectos muy rescatables, que han ido gradualmente entrando en las dinámicas operativas de los Servicios, que pueden hacerse menos visibles pero igual importantes (las entrevistas de retroalimentación, la importancia de trabajar previamente con los precalificadores, son dos ejemplos de esta afirmación). Asimismo, hay realidades muy diversas, entre servicios en que esta afirmación es plenamente válida y otros en que, el PMG ha sido uno de sus grandes motores de desarrollo.

3. También comparto los juicios del Banco Mundial cuando habla de excesiva rigidez para realidades organizacionales tremendamente disímiles y, también, bajo involucramiento de los funcionarios. Pero de ahí a que sean fundamentos validadores de la exclusión de todo un sistema (el de RR.HH.) hay una distancia que resulta muy cercana a una contradicción en si misma. De hecho, todas las ineficiencias burocráticas de los Sistemas del PMG tienen solución práctica, basta que la DIPRES asuma el punto. Así, por ejemplo, el paso del Marco Básico, al Marco Avanzado no conllevó ajustes en las exigencias de las primeras etapas que ya, por ejemplo en capacitación no tenían sentido alguno, y, del mismo modo, cuando se avanzó hacia el Marco de Calidad.

Más curiosidad me provoca la exclusión del tema de la Gestión de las Personas al observar que el Banco Mundial ha validado plenamente el instrumento, lo que consta al leer que:

“… sin dejar de mencionar la dificultad para establecer una relación de causalidad entre la implementación de mejorasen la gestión y el incremento de la calidad de los bienes y servicios públicos provistos por las instituciones públicas, los ejercicios econométricos realizados en el marco de la evaluación indican que el PMG tiene efectos positivos y estadísticamente significativos sobre la gestión de los servicios públicos …”, de modo que vale concluir que el PMG efectivamente aporta a “…. Contribuir al mejoramiento del desempeño de las instituciones públicas y promover la eficiencia en el uso de los recursos públicos”. (Página 17 del Informe Final).

En resumen, que el PMG precisaba un mejoramiento (valga la redundancia), no cabe duda alguna. Incluso, como lo he señalado en más de alguna ocasión, podía ser un buen momento para reordenar los sistemas de RR.HH., más por líneas de acción (obtención, mantención, egreso) que por subsistemas, que dejan a algunos dentro y a otros fuera del PMG.

Pero la decisión fue muy distinta, en sentido opuesto al esperable y bloqueadora del camino avanzado, que coloca un freno demasiado fuerte, en especial para los Servicios más pequeños, para los que el PMG era una suerte de brújula que les ayudaba a avanzar en el logro de funcionarios crecientemente más capaces de aportar su capital humano a los fines de la institución que, por lo mismo, son los fines de la comunidad beneficiaria.

Por lo demás, el mismo Banco Mundial, en su Informe señala que:

Es importante “focalizarse en mayor medida sobre los procesos productivos centrales de cada servicio. El enfoque cada vez mayor en los resultados y los usuarios finales, y una mayor flexibilidad para la definición de objetivos …. Debería generar mayor compromiso institucional y una mejor precepción de los beneficios del PMG por parte de los usuarios”. (Página 18 del I.F.).

Esta perspectiva, por lo demás, ya estaba siendo asumida por los servicios. Dos ejemplos que me resultan cercanos:

1. En capacitación, el avance en materia de focalización en el marco de las competencias que se requieren para el exitoso desempeño, ha sido una pieza angular en el logro de todos los demás objetivos institucionales.

2. En evaluación del desempeño, el ejercicio que me correspondió trabajar con varias instituciones este año, vinculando factores y subfactores de calificación con los objetivos estratégicos de cada servicio, estaban llevando a que este sistema del PMG fuese crecientemente más útil.

Es decir, desde donde sea que se observe el asunto, no es técnicamente comprensible la exclusión para el PMG 2011, de los sistemas de RR.HH.

Aún así, si quedan dudas, me parece que lo mejor es remitirse a otras citas del Informe del Banco Mundial que se está ocupando como plataforma de respaldo para esta decisión:

• Sugerencia respecto de la carga burocrática que implica el programa: “Controlar el riesgo de sobre regulación del programa, apoyándose en la certificación y reduciendo el carácter acumulativo de los requisitos Técnicos en ciertos sistemas” (pág. 19). Ya lo he señalado antes, pero insisto en la validez de esta sugerencia. He sido totalmente contrario al exceso de control que ha impulsado la DNSC, casi como asumiendo que los profesionales de los servicios afectos al PMG no son responsables ni técnicamente competentes. Pero una cosa es controlar y otra muy distinta es “eliminar”.

• “Preservar los logros actuales del PMG, lo que implica evaluar las adaptaciones que requieran …”. A buen entendedor …

Finalmente, por si el entendedor, en realidad no es buen entendedor, el Informe Final del Banco Mundial es explícito, preciso y concreto en su recomendación:

“Con respecto al grupo de sistemas básicos y sistemas de gestión y sistemas de actividades estratégicas, que constituyen el eje central del PMG en su dinámica de funcionamiento actual, no cabe duda de la necesidad de mantenerlos dentro del PMG, continuando con la política de mejorarlos año por año” (Página 22). Nota: Los tres sistemas de RR.HH., forman parte de este sector estratégico del PMG.

Concluyo este post recordando a Ishikawa:

“La calidad total empieza con la capacitación y termina con la capacitación”, señaló hace ya más de 2 décadas Kaoru Ishikawa, el gran promotor de la calidad como factor de excelencia organizacional. Sin embargo, parece que vale la pena recordarlo. Es especialmente relevante que el Sistema de Capacitación este integrado en el PMG. Este tema es el eje articulador básico para desarrollar las crecientes competencias que se requieren para hacerse cargo de los, también, crecientes desafíos del sector público.

En fin ... no puedo dejar de recordar lo que escribí cuando el tema paso del SENCE a la DNSC ... tengo la impresión que, en esta pasada, al corredor se le ha caído el bastón.

Nivel 2. CONCIENCIA DE LA INCOMPETENCIA

Así como en el nivel anterior, el de la inconciencia de la incompetencia, las personas pueden andar muy relajadas dado que lo desconocido, si no se hace presente, a nivel de convicciones o certezas de la persona, no es amenaza desde ninguna perspectiva, este segundo nivel de desarrollo, juega un papel totalmente diferente.

Este nivel abre ventanas, abre puertas, abre oportunidades, permite construir futuro más allá de la inercia del momento presente.

Implica pasar a un estado en que se sabe que no se sabe. Este nivel se denomina “conciencia de la incompetencia”. A partir de esta “toma de conciencia” pasa a ser posible cualquier salto de aprendizaje para la persona. Implica reconocer una debilidad y, por lo mismo, mientras más cercana o relevante le parezca esta brecha, respecto de sus capacidades actuales, más motivación tendrá para activar acciones que la lleven a superar este espacio de oportunidades recién descubierto.

Una característica especial de este paso al nivel 2, es que no es una acción voluntaria de la persona. Es un descubrir sorpresivo. No puedo decir, “he resuelto salir de la ignorancia de mi incompetencia”, porque, como dijimos, ese primer nivel es ciego y sordo, por ser desconocido y ausente de las percepciones del individuo. Solo lo reconozco cuando ya estoy en el segundo nivel, cuando descubro que algo nuevo puedo trabajar para ser capaz de hacerlo. Cuando digo la afirmación anterior, en definitiva, ya estoy fuera de esa “ignorancia”. Ya sé que existe la debilidad.

Cuando mis hijos eran pequeños se sentaban en mis piernas para ayudarme a guardar el auto y, con frecuencia me decían que sabían manejar. Seguramente, si se me hubiese ocurrido pasarles las llaves y decirles que manejaran entonces, ellos, aún cuando sus pies no llegaran a los pedales, habrían tomado las llaves y comenzado a esforzarse por maniobrar el vehículo. Esta situación me parece un ejemplo muy claro del nivel de inconciencia de la incompetencia. Pasado el tiempo, cuando ya los pies de mis hijos alcanzaban los pedales, cuando no había limitantes físicas para manejar el auto, desistieron de hacerlo porque, en su crecimiento, descubrieron que manejar era más que solo creer que se maneja, descubrieron sus debilidades para este objetivo. Fueron conscientes de que había aspectos que aún no sabían o que no eran capaces de controlar, entraron al nivel de conciencia de la incompetencia.

Otros ejemplos de este nivel son: cuando los niños quieren leer un cuento y se percatan que no saben como hacerlo, cuando quieren caminar y, al pararse, se caen, cuando los jóvenes quieren ser profesionales y se dan cuenta que tienen un largo, pero muy interesante camino por delante, cuando alguien quiere dibujar un proceso y descubre que existen los flujogramas, pero no sabe como usarlos, cuando una persona quiere analizar abundante información estadística y descubre que existe el SPSS, pero no tiene idea como emplearlo, en fin, cada día siempre nos provee valiosas oportunidades de desarrollo al descubrir temas sobre los que no interesa alcanzar cierta capacidad de despliegue.

Un atributo propio de este nivel es que, junto con “saber que no sabe”, se identifica simultáneamente más de algún curso de acción para remediar la situación si, desde luego, importa el asunto. Por lo mismo, la toma de conciencia abre no solo un horizonte nuevo, sino que muchos otros que pueden llevar a superar la brecha. Cada uno de ellos, también es un nuevo mundo de oportunidades.

Cuando nos hacemos cargo de estas debilidades y actuamos para superarlas, podemos llegar al tercer nivel de desarrollo, el nivel de la CONCIENCIA DE LA COMPETENCIA, tema del siguiente post.

Nivel 1. INCONCIENCIA DE LA INCOMPETENCIA

En algunos talleres de Gestión por Competencias, suelo comenzar pidiendo a los participantes que elaboren, sólo mediante plegados, un barco de papel que tenga dos chimeneas. Lo frecuente es que se produzca una suerte de frustración porque, si bien la instrucción puede ser muy clara, la mayoría no tiene idea qué hacer con la impecable hoja distribuida.

Este es un buen ejemplo de temas o situaciones en que estamos tan alejados de su existencia que desconocemos que, claramente, no tenemos idea como resolver la situación. Hasta el momento de mi petición, el asunto era algo desconocido para ellos y, por lo mismo, no era preocupación, ni una curiosidad. Simplemente no era tema, no era nada.

Un ejemplo distinto se encuentra con los niños, y mientras más pequeños, más evidente. En sus primeros pasos debemos tener todas las barreras que impidan que se caiga desde un determinado desnivel, o que no introduzcan sus deditos en zonas de corriente eléctrica, o que no se vayan a la piscina sin cuidado de adultos, en fin …, ejemplos son demasiados. El denominador común es que sus acciones no tienen que ver ni con alardes de valentía, o deseos de mostrar autonomía, sino, simplemente, porque son inconscientes de los riesgos que tales acciones conllevan. No saben que no vuelan, que no flotan, que un golpe eléctrico puede serles fatal, etc.

En la dimensión laboral, ya adultos, se mantienen estas zonas de inconsciencia de nuestras incompetencias. Se trata de temas que están tan alejados de nuestro hacer frecuente, o de nuestros espacios de conocimientos, que, simplemente, no forman parte de los diccionarios conductuales con que operamos en el día a día.

Un caso especialmente complejo es cuando el entorno aprecia una debilidad (laboral, por ejemplo), pero, cuando se le menciona a la persona en cuestión, esta niega la situación, la declara inexistente y, continúa su quehacer sin brindar atención alguna a la afirmación o juicio recibido. Un ejemplo recurrente es cuando se le indica a una persona que tiene problemas de trato inadecuado, o que “no escucha”, etc., y quien es aludido, reacciona negando tales conductas porque, no ha adquirido la conciencia de que puede tener problemas en tales aspectos. En estos casos, se produce una suerte de sordera interesada, que nos mantiene ciegos, de modo que, el tema, sigue sin ser tal. De todas las dimensiones posibles de la inconciencia de la incompetencia, este caso es el más difícil y el que más brechas de desempeño genera.

Mientras una persona no asume que tiene una debilidad, todo esfuerzo correctivo de su entorno resultará inútil. La inconsciencia de la incompetencia es particularmente grave, porque cierra todos los espacios para abordar el tema y superarlo. Mientras se mantiene, la persona, en ese aspecto, es ciega y sorda. De hecho, somos totalmente ajenos a estas áreas de potencial a que podríamos acceder.

La primera gran tarea es, en consecuencia, lograr que la persona avance a un segundo nivel, el de la CONCIENCIA DE LA INCOMPETENCIA. Este será el tema del siguiente post.

Calendario gregoriano y el cambio

Cuando en las organizaciones se habla de lo complejo de adaptarse a los cambios, de hacerse cargo de nuevas innovaciones. es relativamente fácil encontrar ejemplos interesantes para demostrar lo anterior.

Pero, leyendo un libro sobre liderazgo, me tropecé con un caso que creo que es de antología, entre otras cosas por el tiempo que se tardó en llegar al estado actual. Aludo al actual calendario gregoriano, llamado así porque fue instaurado por el Papa Gregorio XIII, pese a que su creador fue C. Clavius, uno de los fundadores de la Compañía de Jesús, es decir, de los Jesuitas.

Antes de ese calendario, operaba el Calendario Juliano, instalado por Julio César.

Clavius descubrió que el año solar no era exactamente de 365 días, cero minuto, cero segundo. Por el contrario era 674 segundos más breve, lo que no es nada, en un año, pero si amplía a una década y a siglos hace una tremenda diferencia. Esa diferencia le importaba especialmente a la Iglesia Católica dado que todos los años, se acercaban más el Domingo de Pascua con la Navidad.

La corrección implicó la creación de los años bisiestos, agregando un día en febrero a todos los años cuyo número sea exactamente divisible por 400. Este fue el nuevo calendario gregoriano al que todos nosotros de una u otra manera arrancamos una hoja en cada día de nuestras vidas.

Gregorio XIII lo instaló en el año 1582 (90 años después del descubrimiento de América).

Pero como todo cambio importante, no iba a ser fácil el asunto. De hecho, en Inglaterra, tierra de protestantes, no podía serles sencillo adoptar lo resuelto por los católicos. En realidad no creo que para nadie haya sido fácil.

Y no por el punto del bisiesto, sino que, para que de verdad funcionara este nuevo calendario, había que corregir el error que se arrastraba por siglos. Esta corrección significó que en el año 1582, el día que vino después del 4 de octubre, no fue el 5, ni el 6. Fue el 15 de Octubre. ¿Se imaginan la cantidad de personas que se quedaron sin celebrar sus cumpleaños, aniversarios, y todo lo asociado a esta dimensión temporal?.

Pero vuelvo a los Ingleses. Cuento corto: se demoraron 200 años en aceptar esta nueva realidad, por mucho que estaba sustentada en evidencia científica. Solo en el año 1752, las fechas de los ingleses coincidieron con las del resto del mundo ... en realidad de gran parte del mundo. Pero siempre hay actores más resistentes a los cambios.

En este caso, los rusos. Ellos no tardaron 200 años. Saque usted la cuenta. La decisión la adoptaron recién en el año 1918, como conclusión o resultado de una década de discusión interna a propósito de que su delegación para las olimpíadas del año 1908, llegaron al evento con ... 12 días de retraso.

Notable.

Por ahora lo dejo hasta acá, pero cierro citando el texto que me mostró este ejemplo. Se trata de "El liderazgo al estilo de los Jesuitas" de Chris Lowney, Grupo Editorial Norma, año 2004.